För att upprätta en aktiebok i NVR.se måste du först ha ett personligt användarkonto som du skapar genom att logga in med ditt Bankid. Som administratör kommer du sedan att ha rättighet att utföra alla ändringar i aktieboken.

Först anger du bolagets organisationsnummer. Om det är möjligt att hämta bolagets uppgifter från officiella källor, så hämtas dessa automatiskt och du behöver bara uppge vem som idag äger vilka aktier och datum när de köptes.

När samtliga aktier har fördelats till en ägare kan du granska dina uppgifter innan du slutför uppläggningsprocessen.

Om vi inte kan hämta uppgifter får du manuellt uppge:

• Bolagets namn
• Bolagets bundna aktiekapital idag
• Vilka aktieslag som finns idag
• Hur många utgivna aktier det finns av respektive aktieslag idag
• Röstvärde
• Vem som idag äger vilka aktier och datum när de köptes. Om det är många aktieägare, kan du importera dessa uppgifter med hjälp av vår csv-mall.

Om du önskar digitalisera hela historiken i din aktiebok, vilket vi rekommenderar, så kan du ta hjälp via NVR:s supportmail.

Att upprätta en aktiebok online på NVR.se är kostnadsfritt om ni väljer bastjänsten.

För bolag som önskar mer funktionalitet än en grundläggande bastjänst, finns det även ytterligare tjänster att teckna sig för på NVR.se. Dessa tjänster nyttjas vanligen av bolag:

• med många aktieägare
• som har optionsprogram
• ingår i en koncern
• genomför nyemissioner
• eller på annat sätt registrerar många förändringar i aktieboken

Alla privata och publika aktiebolag kan få hjälp av NVR. De bolag som NVR kan hjälpa utgör drygt 99,7% av alla aktiebolag i Sverige. Även aktiebolag från andra länder kan använda NVR.se och tjänsten finns tillgänglig både på svenska och engelska.

De aktiebolag som NVR inte kan hjälpa har ett så kallat avstämningsförbehåll i sin Bolagsordning och är anslutna till en central värdepappersförvaltare till exempel Euroclear. 

En aktiebok kan enklast förklaras som en ägarförteckning över aktiebolagets nuvarande och historiska ägare. Alla aktiebolag är skyldiga enligt lag att föra och hålla aktieboken uppdaterad.

De som använder NVR.se aktiebok online får automatiskt hjälp med att alla nedanstående krav uppfylls.

Aktieboken är dokumenterad process som skall finnas i samtliga svenska aktiebolag. Aktieboken skall föras, bevaras och hållas tillgänglig. Aktieboken skall upprättas så snart som stiftelseurkunden undertecknats av samtliga stiftare.

Aktieboken skall enligt Aktiebolagslagen föras med automatiserad databehandling, men får även tillsvidare i kupongbolag föras i bunden bok eller i ett betryggande lösbladssystem.

Aktieboken skall enligt aktiebolagslagen innehålla uppgifter om:

• Varje akties nummer
• Vilket slag aktien tillhör, om det finns aktier av olika slag i bolaget.
• Aktieägarnas personnummer/organisationsnummer, namn, och postadress. Om aktieägaren har lämnat ytterligare kontaktuppgifter, så som t.ex. telefonnummer eller e-post adress, får även dessa uppgifter noteras.
• Eventuella aktiebrev som har utfärdats och till vilka aktieägare som aktiebreven har utgetts till.
• Information om äganderätten begränsas av förköpsklausul, samtyckesklausul och hembudsklausul.
• Om någon aktieägare har en förmyndare eller god man (och dennes kontaktuppgifter).
• Eventuella förmånstagare och deras kontaktuppgifter – t.ex. om någon annan person än aktieägaren har rätt till aktieutdelning.
• Ingår aktier i en investeringsfond enligt lagen om investeringsfonder, skall det fondbolag som förvaltar fonden föras in i aktieboken som aktieägare i stället för fondandelsägarna. Därvid skall även fondens beteckning antecknas.
  
  

Uppgifterna i aktieboken ligger primärt till grund för:

• Aktieägarnas möjligheter att utöva sin förvaltningsrätt (rösträtt), och
• Bedömningen av ägarförhållandena i bolaget.

Aktieboken ligger till grund för aktieägarnas möjlighet att utöva sin förvaltningsrätt, eftersom enbart de aktieägare som är införda i denna har rätt att deltaga på bolagsstämma. Då samtliga beslut som är av vital betydelse för bolaget – till exempel beslut om förvärv eller samgående, ändring av bolagskategori eller aktiekapitalets storlek – är sådana som fattas av aktieägarna på bolagsstämma, är det av väsentlig betydelse att aktieboken är korrekt.

Aktieboken skall också fungera som ett medel för bolagets intressenter – aktieägare, anställda, revisor, banker, myndigheter, med flera – att avgöra vem som är aktieägare. En aktiebok som inte överensstämmer med verkligheten, eller inte existerar, kommer att medföra problem för bolaget i sig självt, dess styrelseledamöter och för dess aktieägare.

Är det straffbart att göra fel?

Ja, till böter eller fängelse i högst 1 år döms den som uppsåtligen eller av oaktsamhet underlåter att föra aktiebok, bevara eller hålla denna tillgänglig. Styrelsens medlemmar kan även bli skadeståndsskyldiga om deras försummelse leder till en förmögenhetsförlust för en extern aktieägare.